No importa si eres autónomo, el responsable de una pyme o el gerente de una gran multinacional: en España todos los empresarios están obligados por ley a generar distintos tipos de factura. Estos documentos respaldan las transacciones realizadas en la venta de productos o prestación de servicios, y por ello las entidades están obligadas a proporcionarlas de facturas.

La idea es que todos sus clientes y conservar copias de éstas y de las recibidas de sus proveedores durante un plazo de cinco años, para un correcto desarrollo de esta.

El Correcto Proceso de Esta

En el proceso de generar y recibir facturas es posible cometer errores (que hay que evitar), pero conocer los distintos tipos de factura que existen puede ayudarnos a entender cuándo y por qué utilizamos una clase u otra. Dependiendo de sus características, hay distintas variables de facturas según el tipo de contenido que refleja, la cantidad de datos.

La idea es que recoge, el soporte en que se entregue o la relación del documento con la factura original. A continuación, explicamos cada una de estas tipologías, para un desarrollo afectivo de esta.

Los Tipos de factura según su tipo de contenido

• Factura ordinaria. Es el tipo de factura más usado, la que recoge los datos de la operación. Pueden ser completas o simplificadas, y la diferencia de datos que deben constar en cada una se explica un poco más abajo.
• Factura rectificativa. Cuando se comete algún error en la factura ordinaria, así como cuando se produce una devolución del producto vendido, es necesario realizar una factura para corregir o rectificar los datos que aparecen en el original. Bien sea un error por el que no se cumple la normativa de datos a contemplar, bien sea la modificación del producto o cantidad con el que se opera, es necesario emitir este tipo de facturas.
• Facturas recapitulativa. En este documento se recopilan diversos servicios o ventas prestados a un mismo cliente que se hayan realizado en distintas fechas, pero dentro de un mismo mes natural. Este tipo de factura deberá ser expedido, como máximo, el último día del mes natural en el que se han realizado las transacciones, excepto si es para un empresario, que se podrán generar hasta el día 16 del mes siguiente al que se han realizado las operaciones.

Los Tipos de factura según los datos reflejados

• Facturas completa. Para que una factura sea válida debe recoger toda una serie de datos que se indican en el Real Decreto 1619/2012. Así, aunque hay casos en los que se pueden requerir más datos, en la factura completa en ámbito general no pueden faltar los siguientes elementos:
  • Número y serie, para así poder llevar un control de la contabilidad. Los números dentro de cada serie deberán ser correlativos.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor del servicio o producto.
  • Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor o entidad emisora del documento.
  • Domicilios del emisor y del receptor de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones, con detalle de todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto correspondiente a aquellas y su importe. Debe incluir el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el mismo.
  • El tipo o tipos impositivos de IVA, así como el IRPF, aplicados a las operaciones, con el detalle de la cuantía correspondientes (cuota tributaria).
  • La fecha de realización de las operaciones o del pago por anticipado, si son distintas a la de la factura.
• Factura simplificada. Existen limitaciones para poder realizar este tipo de documento en el que se incluyen unos datos mínimos, menor que en la factura completa. En este caso, los requisitos que deben constar se reducen a los siguientes:
  • Número y serie.
  • Fecha de expedición de la factura y fecha en que se hayan efectuado las operaciones o del pago anticipado, si difieren de la primera.
  • Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social del emisor.
  • La identificación de los bienes entregados o de servicios prestados.
  • Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido», así como la contraprestación total.

Los Tipos de factura según su soporte

• Factura en papel. Se trata de la factura tradicional, impresa, que se entrega físicamente al cliente.
• Factura electrónica. Este tipo de factura es el equivalente electrónico a la factura en papel, con los mismos requisitos y validez legal. Para emitir este tipo de factura por medios telemáticos, el destinatario debe dar su consentimiento. Ambos tipos son igualmente válidos, aunque para poder trabajar como proveedor y facturar a la Administración Pública es obligatorio el uso de la factura electrónica. Existen distintas plataformas de software que facilitan la gestión de facturas vía telemática.